внедрение crm Битрикс24

Встроенный таймшит в Битрикс24

Полезность Битрикс24, как в продажах, так и в любом другом виде бизнеса неоспорима. Инструмент настолько многогранен, что каждый находит для себя именно то, что необходимо и реально поможет в работе. 

Часто, используя одно из средств, нам попросту не хватает его возможностей, или неудобен формат предоставления информации. Иногда проще и правильнее подстроить свои процессы под процессы Битрикс24. 

А что делать, если ну никак не получается? Или функционала просто не хватает? 

Недавно мы пришли на помощь к своему постоянному клиенту, который занимается проектной работой. Проектов много, сотрудников задействовано еще больше. Поэтому понятие учета трудозатрат знакомо не понаслышке.  

От своевременно и корректно внесённых данных, зависит KPI сотрудников, а от него - премиальная часть и зарплата. На этих данных завязана промежуточная отчетность перед заказчиком и оплата услуг согласно плану. Да и попросту специалистов много, отслеживать каждого невозможно, а грузить их лишней работой по внесению отработанных часов в дополнительный источник учета нецелесообразно, возмущений не избежать. 

В проектной деятельности компании используется «доверительный» подход. В конце рабочей недели сотрудники самостоятельно заполняют время, потраченное на задачи в рамках проекта. Изначально была идея использовать таймшит от Microsoft, но в итоге обсуждений, решили воспользоваться средствами Битрикс24. Портал клиента интегрирован с 1С:Документооборот и основной учет проектов находится именно в Битрикс24. 

В рамках договора сопровождения, мы разработали модуль для коробочной версии, чем решили следующие моменты: 
  • Дали сотрудникам и руководителям проектов инструменты работы с учетом трудозатрат, которые традиционно используются при проектной работе 
  • Создали визуально и технически удобное пространство в Битрикс24 для занесения потраченных часов по заданиям
  • Получили возможность формирования отчета в жизнеспособном виде как для внешнего клиента, так и для руководителя отдела
  • Учли, что над одной задачей могут работать несколько сотрудников, и нужно разграничить трудозатраты по каждому 
  • Выбор различных периодов учета: понедельно, по дням
  • Внесение дополнительных полей (поле комментарий) с отображением их в задаче 

Стандартными средствами Битрикс24 учет трудозатрат происходил так: сотруднику нужно зайти в каждую задачу, над которой он работал, перейти на вкладку «Время», указать количество затраченных часов в определенный день. Это неудобно, долго, без визуального представления информации.

Сделали понятный, табличный механизм внесения трудозатрат. Как же заполнить данные? 

В своем профиле сотрудник выбирает пункт «Учет времени», в фильтре находит проект, над которым работает. Открываются все задачи по выбранному проекту. Можно вносить! 

Трудозатраты по задаче проекта " Альфа-проект"

Трудозатраты по задаче проекта " Альфа-проект"

Немного поясним процесс… 

Все задачи на портале ведутся в рамках проектов. Создается группа, добавляются задачи, расставляются ответственные. 

Выбирается период, за который нужно внести данные. Расчет времени идет в часах и минутах.

Отдельно вынесен сводный отчёт по отработанному времени по всем задачам. А в самой таблице автоматически суммируются трудозатраты по задачам в строках и дням – в столбцах. 

Задачи клиент структурирует по этапам, например: этап 1, этап 2, этап 3. 

В них подзадачами, располагаются задания, которые выполняются в рамках этого этапа.

Например: «Составление технического задания» или «Разработка концепта». С табличной части отчета есть возможность добавления подзадач. Или импортировать список задач из формата *xls, задачи добавятся в нужные этапы. 

Внешний вид отчета трудозатрат

Внешний вид отчета трудозатрат

Задачи клиент структурирует по этапам, например: этап 1, этап 2, этап 3. 

В них подзадачами, располагаются задания, которые выполняются в рамках этого этапа. Например: «Составление технического задания» или «Разработка концепта». 

С табличной части отчета есть возможность добавления подзадач. Или импортировать список задач из формата *xls, задачи добавятся в нужные этапы. 

Выгрузка отчета

Выгрузка отчета

В случае добавления в подзадачи еще нескольких задач (создана трехуровневая иерархия), появляются собственные трудозатраты (затраты по этапу) и трудозатраты подзадач (затраты по подэтапам). Ко всем ячейкам можно добавлять комментарии. 

Полезные моменты:

  • Трудозатраты с Битрикс24 выгружаются в 1С:Документооборот для расчета ЗП, построения премиальной части 
  • Отчеты. Мы дали возможность понедельно или за произвольный период получать отчеты. Отчёт выгружается в формате Excel. Файл отчёта содержит этапы, статус, крайний срок, по каждой задаче, сумму за период и по каждому дню. Такой файл можно смело отправить по почте клиенту. Потратить немного времени на «красоту» с фирменного бланка и распечатать документ для промежуточной встречи по проекту.  

Интерфейс таймшита

Интерфейс таймшита

В таймшите предусмотрена возможность фильтрации данных. Фильтровать можно по проектам, ответственным, статусу и названию задачи. 

Колонка «Н/д», помогает не учитывать выбранные задачи в отчете, время не плюсуется к отработанному. Например, может быть нужным для скрытия некоторых задач от внешних клиентов. 

В итоге, теперь сотруднику не нужно каждый день заносить по каждой задаче потраченное время, а можно раз в неделю увидеть весь фронт работ, адекватно отчитаться о проделанном и оценить свою эффективность. 

Ждите следующих цикл кейсов по данному проекту. Мы будем держать вас в курсе разработки. 

А если у вас остались вопросы или заинтересовало решение, обязательно обращайтесь к нам! 

ХОТИТЕ ОБСУДИТЬ ВАШ ПРОЕКТ?
НАПИШИТЕ НАМ - БУДЕМ РАДЫ ПОМОЧЬ!


Телефон +7 931 389 53 55
WhatsUp +7 931 389 53 55

Консультации по Битрикс24 в Facebook

Задавайте свои вопросы по Битрикс24, получайте ответы экспертов и узнавайте последние новости в вашей любимой соц сети Facebook

Консультации по Битрикс24 в ВКонтакте

Задавайте свои вопросы по Битрикс24, получайте ответы экспертов и узнавайте последние новости в вашей любимой соц сети ВКонтакте