внедрение crm Битрикс24

Собираем шаблон для генератора документов Битрикс24

Каждая компания ежедневно работает с большим количеством документов, таких как акты, счета, накладные, доверенности и многие другие. 

Обычно каждый документ представляет собой установленный в организации образец (шаблон) с некоторыми переменными данными. 

Функционал Битрикс24 позволяет создавать шаблоны, по которым можно формировать конечные документы.

Рассмотрим процесс составления шаблона на примере коммерческого предложения.

С чего начинаем?

Необходимо определить в файле какие значения у нас будут изменяться. Это могут быть товары, ФИО клиентов, даты, фамилия и имя менеджера и так далее.

Рекомендуем выделять данные значения, чтобы с легкостью ориентироваться с какими значениями из CRM предстоит работать в коммерческом предложении и заполняется ли нужное поле в карточке CRM.

Необходимо заменить выделенные слова на коды полей из Битрикс24, чтобы система понимала куда и какие значения нужно подставлять в документ.

Чтобы перейти в список кодов полей необходимо открыть любую из сущностей CRM ( лид, сделка, контакт, компания) и выбрать Документ > Добавить новый шаблон:

В открывшемся окне выберете значок «Шестеренка» > Список полей:

Откроется список со всеми названиями полей и их символьным кодом в CRM:

Действие Скопировать позволяет скопировать код в буфер обмена.

Теперь мы ищем в списке полей нужные нам для коммерческого предложения. Воспользуемся фильтром: найдем код поля с названием компании.

Купите лицензию со скидкой до 30% 

и получите пакет техподдержки в подарок!

Но есть такие значения, которые нельзя найти в списке кодов полей Битрикс24. 

См. справочный материал.

Например, обращение «Уважаемый/ая имя отчество».

Для этого воспользуемся специальным кодом: {ContactFormattedName~Format=#TITLE# #NAME# #LAST_NAME#,Case=1}!

Находим все коды нужных полей и вставляем их в файл:

В коммерческом предложении есть поле, в котором могут встречаться несколько значений. Разберемся, каким образом работать с кодом при множественных значениях.

Ищем код нужного нам поля в списке полей (см. выше) – {UfCrm1575533308}.

Далее нам необходимо определить, в каком виде у нас будут отображаться множественные значения. Добавляем к коду «~mseparator=2».

Теперь код выглядит следующим образом {UfCrm1575533308~mseparator=2}. При таком коде множественные значения будут располагаться с новой строки.

Остается добавить оператора, отвечающего за вывод множественных полей в документ «all=y». Конечный код будет выглядеть следующим образом: {UfCrm1575533308~mseparator=2, all=y}

Разберем ситуацию, когда в коммерческом предложении используется перечень товаров с картинками. Вы можете реализовать автоматическую подстановку картинок к соответствующим товарам. 

Для этого необходимо в Word перейти в раздел Формат > Специальные возможности > Замещающий текст:

Вставляем в описание код из списка полей: {ProductsProductPropertyMorePhoto}.

Теперь при каждой новой позиции товара в документе будет отображаться фотография этого самого товара.

После того, как шаблон документа в Word файле подготовлен, его необходимо загрузить на портал. Чтобы это сделать, необходимо снова открыть любую из сущностей CRM ( лид, сделка, контакт, компания) и выбрать Документ > Добавить новый шаблон:

В открывшемся окне выберите Загрузить:

Загрузите в формате docx файл с шаблоном документа со своего ПК на портал:

После загрузки шаблона необходимо произвести его настройки:

Типы настроек:

  • Активность позволяет включить возможность использования шаблона
  • С подписями и печатью позволяет добавить подпись и печать на шаблон
  • Привязать к разделам CRM отвечает за доступность в использовании данного шаблона в различных сущностях CRM:

  • Кто будет работать с шаблонами позволяет настроить права доступа к использованию вашего шаблона документа
  • Привязать к стране позволяет присвоить шаблон к определенной стране из списка шаблонов документов.
  • Используемый нумератор определяет по какому принципу загруженный шаблон будет нумеровать в списке шаблонов документов.

После сохранения настроек загружаемый шаблон появится в списке шаблонов:

Теперь вы можете работать с данным шаблоном и создавать по нему документ.

Для этого перейдите в сущность, по которой необходимо создать документ и выберете нужный шаблон:

Откроется окно, в котором будет конвертироваться готовый документ:

Вы сможете распечатать полученный документ, скачать в формате PDF и DOCX, отправить по электронной почте или сгенерировать публичную ссылку.
Благодаря созданию шаблонов вам больше не нужно тратить время и силы на составление тех или иных документов, достаточно перейти в нужную сущность CRM и выбрать нужный шаблон, после чего он сам сгенерируется и будет готов к использованию в работе.

Вы можете сделать шаблон самостоятельно или обратиться за настройками к нам.

ХОТИТЕ ОБСУДИТЬ ВАШ ПРОЕКТ?
НАПИШИТЕ НАМ - БУДЕМ РАДЫ ПОМОЧЬ!


Телефон +7 931 389 53 55
WhatsApp +7 931 389 53 55
CRM-форма появится здесь

Консультации по Битрикс24 в Facebook

Задавайте свои вопросы по Битрикс24, получайте ответы экспертов и узнавайте последние новости в вашей любимой соц сети Facebook

Консультации по Битрикс24 в ВКонтакте

Задавайте свои вопросы по Битрикс24, получайте ответы экспертов и узнавайте последние новости в вашей любимой соц сети ВКонтакте