внедрение crm Битрикс24

Нетривиальное использование Сделок в Битрикс24 для документооборота

Правильный процесс документооборота - залог успешного взаимодействия подразделений компании и формирования достоверной отчетности.

Заказчик обратился к нам с вопросом организации документооборота в Битрикс24:

Процесс состоял из ручной расстановки задач, с вовлечение сотрудников различных подразделений. Возникали трудности в отслеживании результатов поэтапно по документам, и выявлении причин замедления работ.

Купите лицензию со скидкой до 30% 

и получите пакет техподдержки в подарок!

Что сделали мы?
Придумали реализовать процесс на Сделках под названием "Документооборот".

Почему на сделках?

  1. Наглядные стадии сделки (этапы согласований документов);
  2. Удобно пользоваться фильтрацией;
  3. Есть возможность увидеть статистику по контрагентам;
  4. Существует потенциальная интеграция с 1С.

Направление Сделок "Документооборот".

При формировании Cделки происходит её автонумерация по определенному алгоритму.

Сделка создана - запускается бизнес-процесс, который обращается к специализированному нумератору, где хранится информация о следующем порядковом номере. Номер подставляется в название Сделки.

В момент перевода Сделки на этап "Согласование договора" необходимо в окне сделки запустить одноименный бизнес-процесс "Согласование договора".

Запуск бизнес-процесса "Согласование документа".

Всплывает форма, в которую необходимо внести данные по конкретному документу:

Форма " Согласование документа".

После чего запускается бизнес - процесс.

Предусмотрена проверка системой. Если бизнес-процесс выбран неправильно, он останавливается и инициатору приходит уведомление.

Согласование проходит 5 этапов:

1. Согласование руководителем – руководителю ставится задание, в виде уведомления со ссылкой на форму для выполнения задачи.

Три варианта развития событий:

  • согласовать - переходит к следующему участнику бизнес-процесса;
  • отправить на доработку - отправляется уведомление пользователю запустившему бизнес-процесс, с комментарием. Бизнес-процесс завершается и сделка возвращается на этап назад;
  • отклонить - отправляется уведомление с комментарием пользователю, запустившему бизнес-процесс, сделка переходит в стадию "Отклонено", бизнес-процесс завершается;

После того, как договор согласован руководителем, он переходит на согласование следующему сотруднику.

2. Согласование специалиста закупки.

Аналогичным образом ставится задание. Два варианта:

  • согласовать - согласование документа переходит к следующему участнику бизнес-процесса;
  • согласовать с замечанием - формируется задача на ответственного по сделке с комментарием, что необходимо исправить). При этом в двух случаях процесс не останавливается и согласование переходит к следующей роли.

3. Согласование бухгалтера – полностью повторяется набор действий, как и на этапе согласование специалиста закупки.

4. Согласование юристом – аналогично согласованию руководителя, но в случае выбора отправки на доработку, формируется задача на ответственного по сделке с комментарием, что необходимо исправить. Как только задача закрывается, сделка повторно проходит согласование с юристом.

5. Согласование финансовым директором - полностью повторяется набор действий, как и на этапе согласование юристом.

Документ согласован - сделка автоматически переводится на стадию "Заведение скана от контрагента". Поступает задача ответственному за заведение скана.

Когда сотрудник закрывает задачу, сделка переходит на этап "Подписание договора у генерального директора" . Подписание документа производится очно.

Документ подписан - сделка переходит на стадию "Получение оригинала от контрагента". Ставится задача ответственному на получение оригинала. 

На стадии "Передача в архив" ставится задача бухгалтеру о проверке и переносе документа в архив (Стадия "Архив").

Создан контроль согласования документооборота с автоматической расстановкой задач между сотрудниками в максимально короткие сроки. Берите решение себе на заметку и стучитесь к нам - мы будем рады помочь вам с реализацией задуманного!

ХОТИТЕ ОБСУДИТЬ ВАШ ПРОЕКТ?
НАПИШИТЕ НАМ - БУДЕМ РАДЫ ПОМОЧЬ!


Телефон +7 931 389 53 55
WhatsApp +7 931 389 53 55
CRM-форма появится здесь

Консультации по Битрикс24 в Facebook

Задавайте свои вопросы по Битрикс24, получайте ответы экспертов и узнавайте последние новости в вашей любимой соц сети Facebook

Консультации по Битрикс24 в ВКонтакте

Задавайте свои вопросы по Битрикс24, получайте ответы экспертов и узнавайте последние новости в вашей любимой соц сети ВКонтакте