внедрение crm Битрикс24

Настраиваем карточки в CRM Битрикс24

Чем полезна данная настройка?
Карточка сущности CRM – это место, где хранится информация по Лидам, Сделкам, Контактам и Компаниям. Чрезвычайно важно, чтобы хранящаяся и периодически пополняемая информация была структурирована и организована наилучшим образом, иначе вы будете тратить время для поиска и фиксации важной информации.

Карточка CRM - мощнейший инструмент для повседневной работы менеджеров. Бывает двух видов - общая и персональная.

Переключить режим можно с помощью шестерёнки:

Мой вид карточки каждый сотрудник настраивает под себя сам. Это нужно для того, чтобы пользователь мог организовать представление информации в карточке удобным для него способом.

Пользователь может совершать следующие действия:

  • Переименовывать разделы и поля:

  • Перетаскивать и менять местами разделы и поля:

  • Создавать и удалять разделы:

  • Скрывать, настраивать (переименовывать) и настраивать отображение полей:

Купите лицензию со скидкой до 30% 

и получите пакет техподдержки в подарок!

У администратора есть возможность создавать неограниченное количество представлений карточек CRM. Для этого необходимо выбрать опцию "Создать новое представление":

Откроется окно, в которое необходимо будет внести название представления и пользователей, которым будет доступно использование этого представления:

Нажав кнопку "Сохранить", откроется новое представление карточки. Вы можете изменить или удалить создаваемые представления, выбрав одноименную опцию:

Откроется список со всеми вашими созданными представлениями карточек. Здесь вы можете удалить или подключить представление (иконка "+") сотрудникам, группам или целым отделам:

Общий вид карточки настраивает администратор и устанавливает для всех сотрудников с помощью опции "Установить общую карточку для всех пользователей":

Опция "Сбросить настройки на начальный вид" карточки позволяет вернуть текущий вид карточки на общий:

Примечание: Карточка для обычных и повторных лидов настраивается по отдельности.

Примечание: Если вы изменили структуру полей и разделов в карточке лида, то эти изменения вступят в силу для всех лидов. Это касается и других элементов CRM: Компания, Контакт и Сделка.

Добавление и скрытие созданных ранее полей

Добавлять и скрывать созданные ранее поля в общем виде карточки могут только те пользователи, для которых в правах доступа установлена галочка Разрешить изменять настройки:

В персональном представлении карточки добавлять и скрывать ранее созданные поля могут все пользователи.
Для того, чтобы добавить ранее созданное поле, нажмите кнопку "Выбрать поле":

Перед вами откроется список со скрытыми полями. Если вы хотите добавить поле из другого раздела, нажмите "Выбрать из другого раздела".
Если вы хотите скрыть поле, нажмите шестеренку напротив нужного поля и выберете пункт "Скрыть":

Значение при данном действии не затирается в скрытом поле. вы легко можете вернуть поле, нажав кнопку "Выбрать поле" в конце каждого раздела.

Добавление новых полей из карточки и из настроек CRM

Создавать пользовательские поля могут только те пользователи, для которых в правах доступа установлена галочка "Разрешить изменять настройки".

Существует два способа создания полей:

  • Из карточки CRM

Выберете действие в карточке "Создать поле":

Откроется окно со списком возможных типов полей с их кратким описанием:

Так, например, выбрав тип поля Список, будут предложены следующие настройки поля:

  • Название - название нового поля;
  • Обязательное – данное поле будет обязательным для заполнения в случае, если оно создано для сделок и лидов, либо начиная с определенной стадии, либо для всех стадий. В случае контактов и компаний, вы не сможете создать новые сущности, если не заполните эти поля.

Примечание: Сделать поле обязательным для конкретных стадий вы можете только на тарифах Старт+, CRM+, Команда и Компания.

  • Множественное – выбрав этот пункт, вы сможете добавлять неограниченное множество строк данного поля, нажимай кнопку "Добавить":

  • Показывать всегда – Данное поле будет отображаться даже тогда, когда оно будет не заполнено. По умолчанию, при просмотре карточки мы видим только заполненные поля. К примеру, если из трех полей Фамилия, Имя, Отчество заполнена только фамилия – в карточке будет показана только она. Однако бывают ситуации, когда требуется пустое поле, которое при необходимости можно заполнить "на лету". В этом случае выберем для поля опцию "Показывать всегда".
  • Ограничить видимость поля – данная опция дает возможность сделать поле и его содержимое видимым только для тех сотрудников, кого вы определите:

Особенности ограничения видимости полей:

Опция "Ограничить видимость поля" влияет только на возможность увидеть поле и его содержимое. Для редактирования поля необходимы права на изменение элемента CRM.

Если к полю с ограничением видимости применить опцию "Сделать поле обязательным со стадии", то она сработает только для тех сотрудников, которые видят это поле.

Администратор портала видит все поля вне зависимости от настроек.

Примечание: Ограничивать видимость полей можно только на тарифе Компания.

  • Из настроек CRM

Перейдите в раздел CRM - Настройки - Настройки форм и отчётов - Пользовательские поля:

В данном разделе вы выбираете, для какой сущности CRM будут создаваться поля. Создадим поле для контакта, нажав кнопку "Добавить поле":

  • Сортировка - определяет порядок поля;
  • Задать названия для всех языков - поставьте галочку, чтобы ввести название нового поля на других языках. После этого при заполнении поля необходимо будет указывать значения для всех языков;
  • Название - название нового поля;
  • Обязательное - укажите, будет ли поле обязательным к заполнению;
  • Множественное - в этом случае для поля можно будет указать несколько значений;
  • Показывать в фильтре - выберите опцию, если поле будет участвовать в фильтрации;
  • Показывать в списке - выберите опцию, чтобы показать это поле в режиме отображения Список;
  • Тип - тип значения для нового поля. Список дополнительных настроек зависит от выбранного типа;
  • Значение по умолчанию – значение, которое будет подставляться в поле в случае, если его не заполнить.

Типы полей:

Строка

Обычный текст. Для строки надо будет дополнительно указать Количество строк в поле ввода. Это определит высоту поля ввода. Если символов в поле будет больше, чем вмещается в заданное количество строк, то появится полоса прокрутки.

Список

Поле для списка значений. Для этого типа нужно будет указать несколько дополнительных параметров.

Первый - Внешний вид. Выберите как будет выглядеть

Тип Набираемый список изменяет внешний вид для множественного списка. В этом случае он будет выглядеть вот так:

Второй параметр - Высота списка. Он определяет, сколько значений списка будет доступно без прокрутки.

Например, если выставить значение высоты списка 4, то при отображении список будет выглядеть следующим образом:

В параметре Подпись при отсутствии значения задайте фразу, которая будет показана, если не выбрано никакое значение из списка.

Перейдите на вкладку Список чтобы добавить значения в создаваемый список:

Зеленые стрелочки слева от текстового поля позволяют управлять положением значения в списке.

Ссылка Импортировать списком открывает большое текстовое поле, куда можно вводить значения списка, причем каждая строка является отдельным значением списка. Это удобно если у вас список с большим количеством пунктов.

После того, как вы указали несколько значений списка и нажали Применить\Сохранить, выберите значение по умолчанию. Для этого на вкладке Список кликните по ссылке Значение по умолчанию и выберите нужный пункт:

Дата/Время

Поле для ввода даты и времени. К примеру можно указывать для элемента время его создания. (Для указания только даты используйте тип Дата, настройки которого производятся аналогично.)

Для этого типа задаются два дополнительных параметра: Значение по умолчанию и Значение.

Кликните на стрелку рядом с полем Значение по умолчанию и выберите один из вариантов:

Нет - по умолчанию никакого значения стоять не будет.

Текущее время - автоматически будет подставлено текущее время.

Заданное значение - в этом случае можно по умолчанию задать фиксированную дату.

Поле для загрузки файлов. Например, можно добавить к элементу договор или чертёж. Новое поле будет выглядеть следующим образом:

Нажав на кнопку Обзор можно выбрать необходимый файл на вашем компьютере.

Если вы загрузите изображение - для него прямо в форме будет доступен предпросмотр. Для остальных типов будет выводиться ссылка на файл.

Стоит учесть, что хотя формат и размер прикрепляемых к сущностям файлов не ограничивается, суммарный объем таких файлов может превысить доступное по тарифу место в облаке.

Привязка к пользователю

Поле для привязки любого пользователя системы к элементу CRM:

Привязка к разделам/элементам информационных блоков

С помощью этого типа вы можете привязать элемент, например, к подразделению или конкретному бизнес-процессу.

Укажите тип инфоблока, сам инфоблок и значение по умолчанию:

Показывать только активные элементы

В этом случае будут выводиться только разделы, указанные администратором как активные.

Привязка к элементам CRM

Поле для привязки текущего элемента к другому элементу системы - лиду, контакту, компании или сделке.

Удаление полей

Чтобы удалить поля, перейдите в CRM - Настройки - Настройки форм и отчётов - Пользовательские поля. Затем выберите раздел, в котором они находятся, нажмите кнопку "Список полей":

Чтобы удалить одно поле, зайдите в его настройки и выберите Удалить:

Чтобы удалить сразу нескольких полей, отметьте их галочкой и нажмите на крестик:

Примечание: поля могут содержать важную информацию, которую не получится восстановить после удаления.

Для того, чтобы избежать потери данных, выберите тип представления сущностей в CRM в виде списка, затем нажмите шестеренку:

Перед вами откроется окно со всеми полями данной сущности CRM. Выберете поле/поля, которые хотите удалить. После чего изучите столбец с этим полем на наличие данных. Если данных нет, можно смело удалять поле не боясь, что будут утеряны какие-то сведения. В случае, если данные есть, зафиксируйте их в удобное для вас место, после чего удалите поле.

На этом все!

Благодаря такому значительному количеству различных настроек в карточках CRM вы самостоятельно или обратившись к нам, можете организовать свою работу максимально комфортно и самое главное продуктивно.

ХОТИТЕ ОБСУДИТЬ ВАШ ПРОЕКТ?
НАПИШИТЕ НАМ - БУДЕМ РАДЫ ПОМОЧЬ!


Телефон +7 931 389 53 55
WhatsApp +7 931 389 53 55
CRM-форма появится здесь

Консультации по Битрикс24 в Facebook

Задавайте свои вопросы по Битрикс24, получайте ответы экспертов и узнавайте последние новости в вашей любимой соц сети Facebook

Консультации по Битрикс24 в ВКонтакте

Задавайте свои вопросы по Битрикс24, получайте ответы экспертов и узнавайте последние новости в вашей любимой соц сети ВКонтакте